e.s.e ISABU

Objetivo: Crear un usuario funcional en PANACEA, garantizando que quede correctamente:
• Registrado como Tercero
• Aprobado
• (Si aplica) con Contrato de Prestador configurado y en Producción
• Creado como Usuario con roles y agenda asignada
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Flujo según tipo de usuario

Personal Administrativo (Facturadores, etc.)
Se deben realizar los pasos:
1. Registrar Tercero
2. Aprobar Tercero
3. Crear Usuario

Personal Asistencial (Médicos, enfermeras y personal de salud)
Se deben realizar los pasos:
1. Registrar Tercero
2. Aprobar Tercero
3. Registrar Contrato de Prestadores
4. Aprobar Contrato de Prestadores (Producción)
5. Crear Usuario
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Nota operativa importante
Se sugiere ingresar al sistema con el mismo CS (Centro de Salud / Sede) del usuario que se va a crear, para evitar inconsistencias de sedes, agendas, coberturas y roles.
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MÓDULO 1. Registrar Tercero
Ruta: Configuración | Parametrización | Terceros
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1.1 Crear nuevo tercero
1. Presionar el botón Nuevo (parte superior derecha)
2. Seleccionar Tipo de persona: Natural o Jurídica
3. Seleccionar Tipo de Identificación: CC, etc.
4. Digitar Número de Identificación

1.2 Pestaña: Persona
Diligenciar en MAYÚSCULAS (campos obligatorios con *):
• Primer Nombre *
• Segundo Nombre (si aplica)
• Primer Apellido *
• Segundo Apellido (si aplica)

1.3 Pestaña: Contacto
Diligenciar:
• País *
• Departamento *
• Ciudad/Municipio *
• Comuna *
• Barrio *
• Dirección
• Teléfono

1.4 Pestaña: Clases
Marcar según corresponda:
• Personal Asistencial - Prestador de servicios de salud (médicos, enfermeras y personal de salud)
• Personal Administrativo (facturación, etc.)

1.5 Pestaña: Datos contables
Buscar y marcar la Actividad económica:
• Personal Administrativo: 8299
• Personal Asistencial: 8699

1.6 Pestaña: Datos tributarios
Configurar:
• Régimen IVA: No responsable de IVA
• Marcar: No obligados a facturar
• Tipo contribuyente: No declarante
Nota: Si conocen datos adicionales (RUT, resoluciones, etc.), se diligencian según lo suministrado. En caso contrario, mantener la guía.
 
1.7 Guardar
• Dar clic en Guardar (parte superior derecha)
• Mensaje: “¿Desea ir a la opción de la hoja de vida del empleado actualizar los datos del empleado?”
o Seleccionar NO para permanecer en el módulo y continuar con el Módulo 2.
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MÓDULO 2. Aprobar tercero
Ruta: Configuración | Parametrización | Terceros
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1. Dar clic en Aprobar tercero (parte superior derecha)
2. Marcar el check de la primera columna Aprobado
3. Dar clic en Guardar (parte superior derecha)
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MÓDULO 3. Registrar contrato de Prestadores (SOLO asistencial)
Ruta: Configuración | Prestadores/Adscritos | Contrato Prestadores
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3.1 Crear nuevo contrato
1. Presionar el botón Nuevo (parte superior derecha)

3.2 Pestaña: Información general
Diligenciar:
• Código: colocar la cédula/documento del usuario
• País: Colombia
• Nombre: Nombre completo en MAYÚSCULAS
• Tipo de contrato: Independiente
• Clase de tercero: Personal Asistencial – Prestación de servicios de salud
• Tercero:
o Seleccionar tipo de documento
o Digitar cédula
o Clic en la lupa para buscar el tercero
• Marcar: Genera RIPS
• Vigencias:
o Contrato: marcar Ilimitada
o Prestación: marcar Ilimitada

3.3 Pestaña: Manejo de agenda
• Marcar: Maneja agenda
• Número máximo de citas extras por día: 10
• Duración en minutos: 20 (o según indicación del proceso)

3.4 Documentos soporte (si aplica según proceso)
• Grupo documentos: Documentos Contratación
• Documento: Copia Contrato

3.5 Guardar
• Dar clic en Guardar (botón inferior, debajo de Manejo de agenda)
• Mensaje: “¿Desea ir a la opción de la hoja de vida del empleado actualizar los datos del empleado?”
o Seleccionar NO para continuar con la configuración del contrato.

3.6 Configuración de Coberturas (dentro del contrato)

A) Especialidades
1. Ir a la sección/pestaña Coberturas
2. En Criterios seleccionar: Especialidades
3. En Opciones seleccionar la especialidad/profesión según formato de solicitud
4. Clic en Incluir
5. En la tabla Coberturas, seleccionar la especialidad incluida
6. Clic en Generar (parte inferior)

B) Programas / Rutas
1. En Criterios seleccionar: Programas
2. En Opciones seleccionar:
o Educación en Salud
o y todas las RUTAS disponibles
3. Para activar:
o Seleccionar cada ruta en Coberturas
o Clic en Generar
Nota: Este proceso se realiza uno a uno por cada programa/ruta.

3.7 Configuración de Sedes (dentro del contrato)
1. Ir a la pestaña Sedes
2. En Tipo de sede seleccionar: Ambas
3. Seleccionar el/los Centro(s) de Salud donde laborará el usuario
4. Clic en Incluir
Nota: Se pueden incluir varias sedes (CS) según necesidad.

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MÓDULO 4. Aprobar Contrato de Prestadores (Producción)
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En el de Prestadores , dar clic en Producción (parte superior derecha).
Resultado: El contrato deja de estar “En Construcción” y queda habilitado para operar.
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MÓDULO 5. Crear Usuario
Ruta: Configuración | Seguridad | Usuarios
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5.1 Crear nuevo usuario
1. Presionar Nuevo (parte superior derecha)
2. Autenticación: PANACEA

5.2 Usuario y contraseña inicial
• Nombre de usuario: Inicial del primer nombre + Primer Apellido
Ejemplo: CFLOREZ
Si ya existe, agregar inicial del segundo nombre, etc.
• Contraseña inicial: Panacea1

5.3 Recuperación de contraseña
• Pregunta para recordar contraseña: seleccionar la primera opción
• Respuesta: Isabu2018

5.4 Políticas de contraseña
Marcar:
• Cambio de contraseña obligatorio en el siguiente inicio de sesión
• El usuario puede cambiar la contraseña
• Cambio obligatorio periódico cada: 3 meses

5.5 Datos básicos
1. Seleccionar tipo de documento
2. Digitar número de documento
3. Dar clic fuera del campo para que PANACEA cargue datos del tercero

5.6 Firma
1. Seleccionar archivo de Firma en PNG sin fondo
2. Clic en Adjuntar
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Nota (cómo quitar fondo rápido con PowerPoint):
• Pegar imagen en PowerPoint
• Doble clic en imagen → Color → Definir color transparente
• Clic en el fondo blanco
• Guardar como imagen en PNG
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5.7 Roles y agenda
1. Ir a pestaña Roles
2. Buscar el Centro de Salud y asignar el rol correspondiente
3. Seleccionar agenda completa (Lunes a Domingo)
4. Clic derecho → Asignar horario

5.8 Guardar
• Dar clic en Guardar (parte superior derecha)
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6. Checklist de verificación (control de calidad)
• Tercero creado
• Tercero aprobado
• (Asistencial) Contrato creado
• (Asistencial) Contrato en Producción
• (Asistencial) Coberturas generadas (Especialidad + Programas/Rutas)
• (Asistencial) Sedes incluidas
• Usuario creado
• Rol asignado
• Agenda asignada (si aplica)
• Firma adjunta (si aplica)
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7. Cierre
Felicitaciones: el usuario quedó creado y listo para operar en PANACEA.
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